Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von GAPS 2025 "Neoliberal Global Capitalism: Challenges for Postcolonial Studies"

 

Februar 2025

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof.'in Dr. Angelika Epple.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0049 521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de 
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner
Gigi Adair und Ellen Grünkemeier
E-Mail: gaps2025@uni-bielefeld.de  
Web.: https://gaps2025.g-a-p-s.net/ 

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 0049 521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de 

2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Im Rahmen der Veranstaltung werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software sowie Veranstaltungsorganisation:

• Zugangsdaten (Nutzername, Passwort)
• Personenstammdaten: Vorname, Name, Akad. Grat und Titel, Firma/Institution, Abteilung, Informationen zu Nachweisen, Informationen über Mitgliedschaften
• Kommunikationsdaten: Postanschrift, Email, ggf. Telefonnummer
• Warenkorbdaten (genauere Angaben zur Programmteilnahme: Workshops, sonstige Aktivitäten usw.), Autorenschaft wiss. Beiträge inkl. Dokumente, Informationen zu Nachweisen (z.B. Studentennachweis)
• Ggf. Angaben zu Essgewohnheiten, Allergien, besonderen Bedürfnissen der Teilnehmenden (Barrierefreiheit) – freie Textfelder, die durch Veranstalter hinzugefügt werden können

Für die Abrechnung einer kostenpflichtigen Veranstaltung

• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (Zahlungsverkehrsdaten)

Für die Erstellung von Foto- und Videoaufnahmen zwecks:

• Veröffentlichung in Online- und Printmedien der Universität Bielefeld 
• Veröffentlichung in Online- und Printmedien der GAPS

Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf der Converia-Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Verwendung von Cookies

Converia verwendet ausschließlich Cookies, die für das ordnungsgemäße Funktionieren der Website zwingend erforderlich sind, bspw. ohne die Dienste wie die Teilnehmeranmeldung nicht bereitgestellt werden können.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Organisation der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO. Bei den Angaben zu Essgewohnheiten, Allergien und besonderen Bedürfnissen, sofern es sich um besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 EU-DSGVO handelt und / oder falls sich aus diesen Rückschlüsse auf besondere Kategorien von personenbezogenen Daten ziehen lassen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a EU-DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zwecks Webseitendarstellung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Abrechnung einer kostenpflichtigen Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. EU-DSGVO.

Sofern die Aufnahmen, Personen der Zeitgeschichte zeigen oder Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit zeigen oder Teilnehmer*innen abgebildet werden und die Darstellung des Geschehens im Vordergrund steht, wird – unter Berücksichtigung Ihrer berechtigten Interessen – keine Einwilligung von Ihnen benötigt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW i. V. m. § 8 Abs. 6 HG NRW i.V.m. § 23 KUG (für die Verwendung der Aufnahmen). Darüber hinaus (insb. bei Einzelaufnahmen oder wenn Sie im Vordergrund einer Aufnahme stehen) holen wir von Ihnen eine Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO für die Anfertigung bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO bzw. § 22 KUG für die Verwendung der Aufnahmen ein. Eine Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten (bspw. Namensnennung) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO.

4. Datenübermittlungen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten mittels des Konferenzmanagementsystems von Converia GmBH geschieht auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

5. Löschfristen

Daten die für den Zweck der Organisation der Veranstaltung verarbeitet werden, werden sechs Monate nach Veranstaltungsende gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet.

Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website werden die Daten unverzüglich nach dem Ende der jeweiligen Sitzung gelöscht. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens zehn Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten werden auf Grundlage von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. der Aufbewahrungsrichtlinie der Universität Bielefeld für Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten 10 Jahre nach Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht / vernichtet.

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet weltweit von jedermann auf die personenbezogenen Daten - auch mit Hilfe von "Suchmaschinen" (z.B. Google) - zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten der Hochschule bereits entfernt oder geändert wurden.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• Ggf. das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• Ggf. das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Im Bereich der Nutzerauthentifizierung arbeiten wir zusammen mit dem Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. (DFN) (Alexanderplatz 1, 10178 Berlin). Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch das DFN wenden Sie sich an: dfn@dfn.de