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Information on the processing of personal data in the context of the International Symposium on Multimorbidity - Ariadne MM

January 2024

With this data protection notice, Bielefeld University complies with its duty to provide information pursuant to Articles 13, 14 of the EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) for the above-mentioned processing of personal data.
With regard to the other terms used, "personal data", "processing", "controller", "third party" etc., reference is made to the definitions in Article 4 of the EU Data Protection Regulation.

1. Contact details

The event is jointly organized by Bielefeld University and Johann Wolfgang Goethe University Frankfurt. Both institutions are jointly responsible for processing the data.

The controller of the processing is Bielefeld University, a legal public body supported by the State of North Rhine-Westphalia. It is represented by the Rector, Prof. Dr. Angelika Epple.

1.1 Contact details of the person responsible
Bielefeld University
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 - 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt
Theodor-W.-Adorno-Platz 1
60323 Frankfurt am Main
Tel: +49-69-798-0
Email: presse@pvw.uni-frankfurt.de
Web: https://www.uni-frankfurt.de

1.2 Technical contact person
Götz Gunther Biermann
Email: allgemeinmedizin@uni-bielefeld.de

1.3 Contact details of the data protection officer

Contact details of the data protection officer of Bielefeld University
You can reach the data protection officer by post at the address of the data controller
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

Contact details of the data protection officer of Johann Wolfgang Goethe University Frankfurt
You can reach the data protection officer by post at the address of the data controller
Tel.: 069 798-12238
Email: dsb@uni-frankfurt.de

2. Personal data processed and purposes

Within the framework ofthe International Symposium on Multimorbidity, personal data will be collected from you and processed for the following purposes:

a) for registration on the converia platform, which is required for subsequent login:

  • Username
  • Individual password
  • Email address
  • Salutation
  • Surname, first name
  • Your address

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of billing is Art. 6 para. 1 lit. a. EU GDPR.

b) for registration for the event via the online platform converia:

  • Personal master data: First name, surname, academic degree and title, company/institution, department, information on certificates, information on memberships
  • Communication data: Postal address, e-mail, telephone number if applicable
  • Shopping cart data (more detailed information on program participation: workshops, other activities, etc.), authorship of scholarly articles incl. documents, information on follow-up work Contributions incl. documents, information on certificates (e.g. student certificate)
  • If applicable, information on eating habits, allergies, - Free text fields that can be added by organizers
  • If applicable, information on special needs of participants (accessibility)
  • For the billing of the chargeable event (contract billing and payment data (payment transaction data))

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of registration is Art. 6 para. 1 lit. b EU GDPR.

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of organizing the event is Art. 6 para. 1 lit. b. EU GDPR. In the case of information on eating habits, allergies and special needs, insofar as these are special categories of personal data within the meaning of Art. 9 EU GDPR and / or if conclusions can be drawn from these about special categories of personal data, your personal data will be processed on the basis of Art. 9 para. 2 lit. a EU GDPR.

c) For the upload of abstracts / papers via the converia platform:

  • Surname, first name of the authors
  • Article / paper

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of uploading abstracts / papers is Art. 6 para. 1 lit. a. EU-GDPR.

d) As part of the symposium, you have the opportunity to collect CME points. For this purpose, the EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) in barcode form or numerical sequence (additionally with surname and first name) must be entered. The registration serves to transfer the continuing education points to the participant's continuing education account at the responsible medical association.

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of billing is Art. 6 para. 1 lit. a EU GDPR.

e) At the symposium, you can register for a newsletter and thus request the provision of information material after the event. This is done voluntarily on the basis of your consent within the meaning of Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. We collect the following data from you for the provision of information material

  • Salutation
  • Surname, first name
  • e-mail address

f) Photos and videos will be taken at the event. These are to be used for photo documentation in online and print media of Bielefeld University and the Johann Wolfgang Goethe University Frankfurt

Insofar as the recordings show persons of contemporary history or show persons only as an accessory next to a landscape or other location or participants are depicted and the representation of the event is in the foreground, your consent is not required - taking into account your legitimate interests. The legal basis for the processing of your personal data is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. e, para. 3 GDPR, § 3 para. 1 DSG NRW i. V. m. § 8 para. 6 HG NRW i.V.m. § 23 KUG (for the use of the recordings). In addition (especially in the case of individual photographs or if you are in the foreground of a photograph) we obtain your consent on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR for the production or on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR or § 22 KUG for the use of the photographs. Further personal data (e.g. naming) is processed on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a) GDPR.

g) for the provision of the website and creation of log files

Each time the Converia website is called up, the system automatically records data and information from the computer system of the calling computer. The following data is collected:

  • Information about the type of browser and the version used.
  • The user's operating system
  • The user's Internet service provider
  • The IP address of the user
  • Date and time of access

The temporary storage of the IP address by the system is necessary to enable delivery of the website to the user's computer. For this purpose, the user's IP address must remain stored for the duration of the session. The storage in log files is done to ensure the functionality of the website. In addition, the data is used to optimise the website and to ensure the security of the information technology systems. An evaluation of the data for marketing purposes does not take place in this context.

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of website presentation is Art. 6 para. 1 lit. e GDPR.

h) use of cookies

Converia only uses cookies that are absolutely necessary for the proper functioning of the website, e.g. without which services such as participant registration cannot be provided.

Name of the cookie Provider Function Validity Third country transfer?
PHPSESSID Converia GmbH Identification of a user session  10 Days No
Converia_SID Converia GmbH

Identification of a user session

10 Days No

 

The legal basis for the processing of personal data for the purpose of website presentation is Art. 6 para. 1 lit. e GDPR.

3. Data transfers

The processing of personal data by means of the conference management system of Converia GmBH is based on a contract in accordance with Art. 28 GDPR.

The data will also be transmitted to the Johann Wolfgang Goethe University Frankfurt (Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main). This is done for the following purpose: joint organization of the event.

Your information on CME points will be transmitted to the relevant medical association.

Your photographs will also be published on https://www.uni-bielefeld.de/ and https://www.uni-frankfurt.de. Please note that if the photographs are published on the Internet and in the print media, they may be viewed by a wide range of people.

In individual cases, data may also be transferred to third parties on the basis of legal permission, for example to law enforcement agencies for the purpose of investigating criminal offences within the framework of the provisions of the Code of Criminal Procedure (StPO).

4. Deletion periods

Data processed for the purpose of organising the event will be deleted six months after the end of the event or - if the data is in the form of paper documents - destroyed.

In the event that data is collected for the purpose of providing the website, the data will be deleted immediately after the end of the respective session. In the case of storage of data in log files, this is the case after ten days at the latest. Storage beyond this period is possible. In this case, the IP addresses of the users are deleted or alienated so that an assignment of the calling client is no longer possible.

Contract billing and payment data are stored for 10 years after the end of the event on the basis of legal retention periods or the retention guidelines of Bielefeld University for financial and business matters and then deleted / destroyed.

We would like to draw your attention to the fact that if personal data is published on the internet, it can be accessed by anyone worldwide - also with the help of "search engines" (e.g. Google). In this way, personality profiles can be created by linking this data with other data available about you on the Internet. Likewise, the data can be used for other purposes. Archive functions of search engines (see e.g. www.archive.org) may still allow access to the data even if it has already been removed or changed from the above-mentioned internet offers of the university.

5. Your rights as a data subject

As a data subject, you can assert the rights granted to you by the EU GDPR at any time:

  • the right to be informed whether and which of your data are being processed (Art. 15 EU-GDPR),
  • the right to request that the data concerning you be corrected or completed (Art. 16 EU-GDPR),
  • the right to have data concerning you deleted in accordance with Art. 17 EU-GDPR,
  • the right to demand restriction of the processing of the data in accordance with Art. 18 EU-GDPR,
  • If applicable, the right to revoke your consent at any time. The lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until revocation is not affected by this (Art. 7 (3) EU-GDPR),
  • If applicable, the right to object to future processing of data relating to you in accordance with Art. 21 EU-GDPR.

In addition to the aforementioned rights, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority for data protection (Art. 77 EU-GDPR), for example, the

State Commissioner for Data Protection and
Freedom of Information North Rhine-Westphalia
Kavalleriestrasse 2-4
40213 Düsseldorf

In the area of user authentication, we work together with the Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. (DFN) (Alexanderplatz 1, 10178 Berlin). If you have any questions about data processing by the DFN, please contact: dfn@dfn.de 

 

Deutsch

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von International Symposium on Multimorbidity - Ariadne MM

Januar 2024

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Die Veranstaltung wird gemeinsam von der Universität Bielefeld und Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt durchgeführt. Beide Einrichtungen sind gemeinsam für die Verarbeitung der Daten verantwortlich.

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof.'in Dr. Angelika Epple.

1.1. Kontaktdaten der Verantwortlichen

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt
Theodor-W.-Adorno-Platz 1
60323 Frankfurt am Main
Tel: +49-69-798-0
Email: presse@pvw.uni-frankfurt.de
Web: https://www.uni-frankfurt.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner
Götz Gunther Biermann
E-Mail: allgemeinmedizin@uni-bielefeld.de

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Universität Bielefeld
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Universität Frankfurt
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 069 798-12238
Email: dsb@uni-frankfurt.de

2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Im Rahmen des International Symposium on Multimorbidity werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und auf Grundlage folgender Rechtsgrundlage verarbeitet:

a) Für die Registrierung auf der Plattform converia, die für eine spätere Anmeldung nötig ist:

  • • Nutzername
    • Individuelles Passwort
    • Email-Adresse
    • Anrede
    • Name, Vorname
    • Adresse

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Registrierung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO.

b) Für die Anmeldung zur Veranstaltung über die Onlineplattform converia:

  • Personenstammdaten: Vorname, Name, Akad. Grat und Titel, Firma/Institution, Abteilung, Informationen zu Nachweisen, Informationen über Mitgliedschaften
  • Kommunikationsdaten: Postanschrift, Email, ggf. Telefonnummer
  • Warenkorbdaten (genauere Angaben zur Programmteilnahme: Workshops, sonstige Aktivitäten usw.), Autorenschaft wiss. Beiträge inkl. Dokumente, Informationen zu Nachweisen (z.B. Studentennachweis)
  • Ggf. Angaben zu Essgewohnheiten, Allergien, – freie Textfelder, die durch Veranstalter hinzugefügt werden können
  • Ggf. Angaben zu besonderen Bedürfnissen der Teilnehmenden (Barrierefreiheit)
  • Für die Abrechnung der kostenpflichtigen Veranstaltung (Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (Zahlungsverkehrsdaten))

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Abrechnung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. EU-DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Organisation der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. EU-DSGVO. Bei den Angaben zu Essgewohnheiten, Allergien und besonderen Bedürfnissen, sofern es sich um besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 EU-DSGVO handelt und / oder falls sich aus diesen Rückschlüsse auf besondere Kategorien von personenbezogenen Daten ziehen lassen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a EU-DSGVO.

c) Für den Upload von Abstracts / Paper über die Plattform converia:

  • Name, Vorname der Autoren
  • Fachartikel / Paper

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck des Uploads von Abstracts / Paper ist Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO.

d) Im Rahmen des Symposiums haben Sie die Möglichkeit, CME-Punkte zu sammeln. Dazu ist die EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) in Barcodeform oder Ziffernfolge (zusätzlich mit Namen und Vornamen) anzugeben. Die Erfassung dient der Übermittlung der Fortbildungspunkte an das Fortbildungskonto des Teilnehmenden bei der zuständigen Ärztekammer.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Abrechnung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO.

e) Bei der Veranstaltung können Sie sich für einen Newsletter anmelden und damit die Bereitstellung von Informationsmaterial nach der Veranstaltung beantragen. Dies geschieht freiwillig auf Basis Ihrer Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Für die Bereitstellung von Informationsmaterialien erheben wir folgen Daten von Ihnen:

  • Anrede
  • Name, Vorname
  • E-Mail-Adresse

f) Bei der Veranstaltung werden Fotos und Videos aufgenommen. Diese sollen für die Fotodokumentation in Online- und Printmedien der Universität Bielefeld sowie der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt verwendet werden.

Sofern die Aufnahmen, Personen der Zeitgeschichte zeigen oder Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit zeigen oder Teilnehmer*innen abgebildet werden und die Darstellung des Geschehens im Vordergrund steht, wird – unter Berücksichtigung Ihrer berechtigten Interessen – keine Einwilligung von Ihnen benötigt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW i. V. m. § 8 Abs. 6 HG NRW i.V.m. § 23 KUG (für die Verwendung der Aufnahmen). Darüber hinaus (insb. bei Einzelaufnahmen oder wenn Sie im Vordergrund einer Aufnahme stehen) holen wir von Ihnen eine Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO für die Anfertigung bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO bzw. § 22 KUG für die Verwendung der Aufnahmen ein. Eine Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten (bspw. Namensnennung) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO.

g) bei jedem Aufruf der Converia-Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das Betriebssystem des Nutzers
  • Den Internet-Service-Provider des Nutzers
  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zwecks Webseitendarstellung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

h) Verwendung von Cookies

Converia verwendet ausschließlich Cookies, die für das ordnungsgemäße Funktionieren der Website zwingend erforderlich sind, bspw. ohne die Dienste wie die Teilnehmeranmeldung nicht bereitgestellt werden können.

Name des Cookies Anbieter Funktion Gültigkeit Drittland-übermittlung?
PHPSESSID Converia GmbH Identifikation einer Nutzersitzung 10 Tage Nein
Converia_SID Converia GmbH Identifikation eines Frontendnutzers 10 Tage Nein

 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zwecks Webseitendarstellung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

3. Datenübermittlungen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten mittels des Konferenzmanagementsystems von Converia GmBH geschieht auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Daten werden zudem an die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt (Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main) übermittelt. Dies geschieht zum folgenden Zweck: gemeinsame Organisation der Veranstaltung.

Ihre Informationen zu den CME-Punkten werden an die zuständige Ärztekammer übermittelt.

Ihre Fotoaufnahmen werden darüber hinaus auf https://www.uni-bielefeld.de/ und https://www.uni-frankfurt.de veröffentlicht. Bitte beachten Sie, bei einer Veröffentlichung der Fotoaufnahmen im Internet und in den Printmedien können diese für einen weiten Personenkreis einsehbar werden.

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

4. Löschfristen

Daten die für den Zweck der Organisation der Veranstaltung verarbeitet werden, werden sechs Monate nach Veranstaltungsende gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet.

Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website werden die Daten unverzüglich nach dem Ende der jeweiligen Sitzung gelöscht. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens zehn Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten werden auf Grundlage von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. der Aufbewahrungsrichtlinie der Universität Bielefeld für Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten 10 Jahre nach Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht / vernichtet.

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet weltweit von jedermann auf die personenbezogenen Daten - auch mit Hilfe von "Suchmaschinen" (z.B. Google) - zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten der Hochschule bereits entfernt oder geändert wurden.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
  • Ggf. das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
  • Ggf. das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Im Bereich der Nutzerauthentifizierung arbeiten wir zusammen mit dem Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. (DFN) (Alexanderplatz 1, 10178 Berlin). Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch das DFN wenden Sie sich an: dfn@dfn.de